Contea di Platte, Nebraska — Palazzo di giustizia e uffici governativi
Contea di Platte, Nebraska — Palazzo di giustizia e uffici governativi
In qualità di ente pubblico, il governo della contea di Platte, nel Nebraska, si impegna costantemente ad essere in contatto con la propria comunità. Considerando che la popolazione della contea di Platte conta oltre 32.000 residenti, i loro uffici necessitano di un sistema telefonico che sia non solo affidabile, ma anche in grado di crescere continuamente.
La sfida
Tuttavia, il precedente sistema della contea, un centralino digitale Iwatsu, non riusciva a soddisfare questi requisiti, soprattutto perché la piattaforma non era più supportata dal suo produttore.
"Non potevamo aggiungere altri dispositivi e abbiamo iniziato ad avere problemi anche con la segreteria telefonica", ha raccontato Tim Hofbauer, direttore della gestione delle emergenze della contea di Platte. "Dovevamo riavviare il sistema ogni notte, e la manutenzione stava diventando sempre più un incubo".
Alla fine, il costo della manutenzione del sistema Iwatsu divenne troppo alto per la contea.
"Ciò che ci ha spinto a decidere di cambiare è stato il fatto che sostituire i moduli sarebbe stato molto costoso ", ha spiegato Hofbauer. "Così abbiamo deciso: invece di investire denaro nel vecchio sistema, iniziamo a cercarne uno nuovo".
La soluzione
Quel nuovo sistema era un PBX Wildix. La contea di Platte è arrivata rapidamente a questa decisione grazie a una raccomandazione e una demo di un Wildix Gold Partner, BTS Communications, il loro consulente di telecomunicazioni di fiducia da oltre 15 anni.
"Avevamo fiducia in BTS e nel loro consiglio, e nel loro entusiasmo per il prodotto", ha detto Hofbauer.
Nel tribunale della contea di Platte, la sua base operativa principale, 150 dipendenti (tra il DMV, l’ufficio dello sceriffo, il dipartimento delle autostrade della contea e altro) sono stati forniti con licenze e attrezzature. L’ufficio di probation separato della contea con 30 dipendenti era equipaggiato in modo simile.
Sebbene l’installazione sia stata estesa, al momento resta ancora del lavoro da fare per BTS Communications, la contea prevede inoltre di rinnovare i propri uffici durante l’estate del 2020, per sostituire il cablaggio in rame del proprio tribunale con un’infrastruttura compatibile con il VoIP.
I risultati
Grazie al piano di licenza Wildix e ai ridotti requisiti di manutenzione della piattaforma, la contea è stata immediatamente in grado di ridurre le spese per il proprio sistema telefonico.
Tuttavia, ciò che ha consentito un ulteriore aumento dei risparmi è stata l’automazione abilitata da Wildix, in particolare la sua funzione di assistente automatico.
"Ogni ufficio o reparto può ora avere il proprio assistente automatico", ha spiegato Hofbauer, "e questo ha contribuito a ridurre la necessità di attendere che il personale risponda al telefono e decida dove dirigere la chiamata. "Ad esempio, il nostro centro di detenzione deve rispondere a molte domande: quali sono i loro orari di apertura, quando si possono effettuare visite, cose così. L'hanno impostata come opzione nell'assistente automatico, quindi ora non devono rispondere sempre alle stesse domande, ancora e ancora e ancora."
Questo vantaggio ha fatto risparmiare tempo e ha anche reso possibili risparmi sui costi, consentendo ai dipendenti di mettere a frutto le loro ore in attività diverse dal rispondere alle chiamate, creando una maggiore produttività per stipendio individuale.
Anche la mobilità e lo smart working si sono dimostrati vantaggi particolarmente importanti di questo sistema. Come ha raccontato il signor Hofbauer:
"Avevamo piani a lungo termine per lo smart working in determinate situazioni ma poi, a causa del Coronavirus, siamo stati costretti ad implementarlo immediatamente per un certo numero di uffici qui in tribunale. Se non avessimo avuto il sistema telefonico [Wildix], probabilmente ciò non sarebbe stato possibile."
Questa combinazione tra costi inferiori, aumento della produttività e maggiore flessibilità ha fatto guadagnare la fiducia della contea di Platte in Wildix e BTS, oltre all’approvazione di altri nel settore pubblico.
"Ho già consigliato BTS e Wildix al direttore IT della città di Columbus", ha affermato Hofbauer. "A chiunque mi chieda, spiego quant’è interessante questo sistema, cosa fa per noi e quanto ci ha soddisfatto".
Obiettivi
- Stabilire un PBX VoIP a bassa manutenzione per 180 dipendenti totali, con la possibilità di aggiungere più dispositivi in base alle esigenze della contea
- Ridurre le spese e i tempi necessari per l'installazione e la manutenzione del telefono
- Acquisire capacità di lavoro da casa a lungo termine
Vantaggi ottenuti:
- Realizzazione delle basi di un PBX che può espandersi rapidamente secondo necessità
- Riduzione delle spese relative all'installazione, alla manutenzione e all'utilizzo del PBX
- Risparmio di tempo nel lavoro quotidiano dei dipendenti grazie all'automazione
- Rapida implementazione di funzionalità di smart working in modo da soddisfare una domanda improvvisa
- Possibilità per i dipendenti di lavorare da casa o alla scrivania con gli stessi dispositivi e senza provisioning aggiuntivo
La soluzione è stata installata grazie al Partner Wildix
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