Innovatel sceglie la soluzione Wildix

Segretaria medica di professione, Géraldine Focant ha deciso di intraprendere l’avventura dell’imprenditorialità nel 2016.

“Un giorno un medico mi ha chiesto perché non lavorassi in modo indipendente, e da quel momento è nata l’idea. Quando sono tornata a casa, ne ho parlato con il mio partner e abbiamo deciso di informarci. Tutto è iniziato da questa idea, perché volevo davvero essere una lavoratrice autonoma, continuando a lavorare con i medici ed essere lì per loro”.

Innovatel è stata fondata nel maggio 2016 in Belgio. Géraldine Focant ha iniziato la sua attività di servizi di segreteria a distanza per medici, principalmente su appuntamento. È stata una decisione improvvisa, che si è rivelata fantastica per la manager e da allora l’azienda è cresciuta notevolmente.

“Tutto è successo molto rapidamente ma oggi, con il senno di poi, non mi pento della mia scelta, perché l’azienda è cresciuta molto. Inoltre, ho potuto assumere una segretaria medica l’anno successivo, poi una seconda segretaria si è unita a noi e questo significa che oggi, noi tre, possiamo assistere circa 30 medici”.

Da quel momento, Géraldine Focant ha potuto avviare la sua attività, concentrandosi inizialmente sui medici con cui aveva già lavorato.

“L’obiettivo principale di Innovatel era quello di consentire alle persone di lavorare a distanza da autonomi e, ovviamente, di avere una società lungimirante e di essere in grado di aiutare i medici con costi medi. Questa azienda supporta effettivamente tutti quei medici che hanno un bisogno costante di servizi di segreteria, senza doversi preoccupare di tutta la logistica e dei problemi che una segretaria tradizionale dovrebbe affrontare. Forniamo loro un supporto reale, in ogni circostanza”.

Ma una missione di questo genere richiedeva un sistema di comunicazione all’avanguardia, che consolidasse le nuove operazioni di Innovatel.

A differenza della prima quarantena, durante la quale ho perso quasi la metà delle chiamate, durante la seconda quarantena ho potuto rispondere a tutte le chiamate perché i pazienti potevano continuare le cure e fissare appuntamenti, come se fossimo in una situazione ‘normale’. Per noi è stata un’incredibile opportunità aver installato la nostra nuova soluzione di comunicazione appena prima della quarantena. Inoltre, una delle mie colleghe ha contratto il Covid-19, ma anche da casa è riuscita a continuare a lavorare, compatibilmente con il suo stato di salute. Ancora una volta, la soluzione Wildix ci ha letteralmente salvati.

Tutti sanno quanto siano importanti i risultati nei primi anni di attività di un’azienda. Innovatel è stata duramente colpita dall’epidemia di Covid-19, durante la prima quarantena. Il numero di chiamate giornaliere era diminuito e questo aveva delle ripercussioni sull’attività. È stato quindi necessario anticipare una seconda eventuale quarantena e garantire il back-up dell’azienda, dotandola di un moderno sistema di comunicazione che rispondesse alle esigenze di lavoro a distanza delle dipendenti.

“Dopo il primo lockdown, ci siamo consultati con il team perché volevamo anticipare una seconda quarantena e, soprattutto, volevamo essere pronti e non avere più gli stessi problemi. La nostra prima esigenza è stata quindi quella di sostituire il nostro sistema telefonico, diventato insufficiente perché poteva fornire solo funzioni di base. Ho contattato il nostro fornitore di servizi, poiché avevamo un contratto di affitto, ma oltre al problema che il contratto impegnava Innovatel per un certo periodo di tempo, non ci è stata proposta alcuna soluzione. Così ho iniziato a cercare io stessa un nuovo fornitore di servizi, ed è così che mi sono imbattuta in ARTelecom”.

Dopo alcune ricerche su Internet, Innovatel si è messa in contatto con ARTelecom, partner Gold Wildix in Belgio dal 2016, semplicemente compilando un modulo online.

“Il nostro primo contatto con il signor Lecocq, rappresentante commerciale di ARTelecom, è stato decisivo. Quando mi ha presentato una demo della soluzione Wildix, non ci potevo credere, è stato incredibile! Mi ha conquistata subito e tutto il resto è successo molto rapidamente, ho contattato ARTelecom a settembre e la soluzione è stata implementata nella nostra struttura a metà ottobre”.

Albert Ruche, direttore generale di ARTelecom, ci fornisce alcuni dettagli sull’implementazione della soluzione Wildix: “Avendo io stesso contratto il Covid-19, non sono stato in grado di recarmi presso la sede di Innovatel, quindi è stato il mio rappresentante di vendita ad occuparsi delle esigenze di configurazione. Ho potuto gestire la configurazione da remoto, in particolare la programmazione dei messaggi per i circa 30 medici con cui Innovatel collabora. Il più grande vantaggio della soluzione Wildix è che puoi accedere al sistema da remoto ed eseguire varie azioni, il che rende tutto più semplice”.

La soluzione Wildix soddisfa le aspettative del manager e dei suoi dipendenti, che ora possono lavorare da remoto con serenità, vista la situazione epidemica in Belgio.

“ARTelecom ha cambiato completamente la mia vita grazie a questo nuovo sistema di comunicazione, soprattutto durante questa pandemia, perché i miei dipendenti hanno potuto continuare a lavorare da casa, cosa che non era stata possibile durante la prima quarantena. Oggi, e per tutta la seconda quarantena, nulla è cambiato per quanto riguarda la nostra attività, nemmeno il numero di chiamate da gestire”, spiega la signora Focant e Albert Ruche conferma. “Anche se Innovatel è una piccola azienda, sono rimasto colpito dal flusso di chiamate gestite, che si avvicina alle 6.000 chiamate al mese. Per l’implementazione, ho dovuto impostare 150 dial plan, quindi non pochi. Ma oggi il mio cliente può utilizzare CD-R View per avere una visione globale della sua attività e semplificare la fatturazione dell’elaborazione delle chiamate ai medici”.

Le prime impressioni del manager di Innovatel sull’interfaccia Collaboration sono più che positive. E afferma con felicità: “A differenza della prima quarantena, durante la quale ho perso quasi la metà delle chiamate, durante la seconda quarantena ho potuto rispondere a tutte le chiamate perché i pazienti potevano continuare le cure e fissare appuntamenti, come se fossimo in una situazione ‘normale’. Per noi è stata un’incredibile opportunità aver installato la nostra nuova soluzione di comunicazione appena prima della quarantena. Inoltre, una delle mie colleghe ha contratto il Covid-19, ma anche da casa è riuscita a continuare a lavorare, compatibilmente con il suo stato di salute. Ancora una volta, la soluzione Wildix ci ha letteralmente salvati.”

Géraldine Focant ha quindi il sorriso sulle labbra mentre pensa al futuro della sua azienda, perché, se per alcune persone il telelavoro è sinonimo di grandi cambiamenti, lei ne ha fatto il suo punto di forza. “La decisione di cambiare il sistema telefonico è stata una decisione urgente, ma per noi ha rappresentato una vera opportunità, perché possiamo soddisfare e supportare più medici, e anche pensare a nuovi sviluppi per l’azienda in futuro. Con Wildix, posso guardare alle cose in modo diverso: ad esempio, il nostro attuale ufficio, dove lavoriamo io e i miei due dipendenti, è piuttosto piccolo e mi è sembrato complicato poter assumere una quarta persona. Ora posso offrire a una nuova persona l’opportunità di entrare a far parte del nostro team, permettendogli di lavorare da casa ma potendo comunque di incontrarci di tanto in tanto, per ritrovare un’atmosfera di squadra. Wildix mi ha quindi aperto le porte per sviluppare ulteriormente la mia azienda, il che non è poco. Quindi sì, lo consiglio vivamente.”

Inutile dire che il Covid-19 non sarà un ostacolo per l’implementazione delle soluzioni Wildix.

La decisione di passare alla soluzione Wildix è arrivata in modo rapido e naturale per Géraldine Focant e il suo partner che l’ha accompagnata nello sviluppo dell’azienda.

“Nello stesso momento in cui abbiamo scoperto Wildix, ci è stata presentata un’altra soluzione che però mi lasciava indifferente. Inoltre, sapere che la soluzione Wildix era stata provata e testata per diversi anni è stato il fattore decisivo e abbiamo fatto insieme questa scelta: aiutare le piccole imprese, tra cui ARTelecom, che non è molto diversa dalla nostra azienda”.

Appena due mesi dopo aver utilizzato la soluzione Wildix, abbiamo chiesto a Géraldine Focant le sue prime impressioni sull’interfaccia Collaboration e sull’implementazione dell’azienda del PBX alla fine del 2020 in un gran numero di paesi, incluso il Belgio dopo la seconda quarantena.

“Innanzitutto, Wildix e ARTelecom stanno davvero facendo la differenza sulla nostra capacità di lavorare da remoto, con tutte queste funzionalità che sono più che utili quotidianamente: il fatto che possiamo rispondere al telefono in modo semplicissimo, facendo clic sullo schermo del computer, è una vera rivoluzione. Tutto è intuitivo, molto semplice, ma soprattutto molto pratico! Per fare un piccolo esempio, qualche giorno fa ho ricevuto una lettera che mi avvisava di un’interruzione di corrente per un giorno. Senza la soluzione Wildix, non avrei potuto lavorare e avrei dovuto avvisare i medici della mia indisponibilità a causa di questa mancanza di corrente. Grazie alla soluzione implementata da ARTelecom, ho preso le mie cuffie e il PC e sono andata a lavorare da un’altra parte, un luogo con una connessione a Internet ovviamente, e ho potuto fare tutto come se nulla fosse accaduto. Ho pensato che fosse assolutamente geniale”.