Platte County, Nebraska – Gerichtsgebäude & Regierungsbüros
Platte County, Nebraska – Gerichtsgebäude & Regierungsbüros
Als öffentliche Einrichtung ist die Verwaltung von Platte County, Nebraska, fest entschlossen, mit ihrer Gemeinde eng zusammenzuarbeiten. Aufgrund der Einwohnerzahl von Platte County von über 32.000 Personen benötigen die Ämter ein Telefonsystem, das nicht nur zuverlässig ist, sondern auch einen kontinuierlichen Ausbau ermöglicht.
Die Herausforderung
Das bisherige System des Landkreises – eine digitale Nebenstellenanlage von Iwatsu – erfüllte diese Anforderungen jedoch nicht mehr, insbesondere weil die Plattform vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird.
“Wir konnten keine zusätzlichen Endgeräte mehr anschließen und es gab Probleme mit der Anrufbeantworterfunktion”, erinnert sich Tim Hofbauer, Emergency Management Director von Platte County. “Wir mussten das System jede Nacht neu starten; es entwickelte sich immer mehr zu einem Wartungsalbtraum.”
Irgendwann wurden die Betriebs- und Instandhaltungskosten für das Iwatsu-System dem Landkreis zu hoch.
“Was die Entscheidung zum Wechsel maßgeblich beeinflusste, war die Tatsache, dass ein Austausch der Module ziemlich teuer gewesen wäre”, erklärte Tim Hofbauer. “Also beschlossen wir eine neue Anlage in Erwägung zu ziehen, anstatt Geld in das alte System zu stecken.”
Die Lösung
Die neue Anlage ist eine Wildix-PBX. Nach einer Empfehlung und Demo von ihrem seit über 15 Jahren vertrauenswürdigen Telekommunikationsberater, der mittlerweile auch zertifizierter Wildix-Partner ist, entschied sich der Landkreis schnell für dieses Produkt.
“Wir vertrauten auf die Empfehlung unseres Telekommunikationsberaters sowie dessen Begeisterung für das Produkt”, sagt Tim Hofbauer.
Im Bezirksgericht Platte, dem Betriebszentrum, wurden 150 Mitarbeiter (u.a. Kraftfahrzeug-Zulassungsstelle, das Büro des Sheriffs und das Straßenbauamt des Bezirks) mit Lizenzen und Ausrüstung ausgestattet. Das separate Büro der Bewährungshilfe des Bezirks mit seinen 30 Mitarbeitern wurden ähnlich ausgestattet.
Trotz der umfangreichen Installation bleibt für den Wildix-Partner zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels noch einiges zu tun: Der Bezirk plant, seine Büros zu renovieren, um die Kupferverkabelung des Gerichtsgebäudes durch eine VoIP-kompatible Infrastruktur zu ersetzen.
Das Ergebnis
Dank der Wildix-Lizenzen und des reduzierten Wartungsbedarfs der Plattform konnte das County seine Ausgaben für das Telefonsystem umgehend senken.
Die Einsparungen ließen sich zudem durch die von Wildix ermöglichte Automatisierung weiter steigern, insbesondere durch die Funktion zur automatischen Vermittlung.
“Jedes Büro oder jede Abteilung kann jetzt seine eigene automatische Telefonzentrale haben”, erklärt Tim Hofbauer. “Das hat dazu geführt, dass unsere Mitarbeiter nicht mehr gezwungen sind, Anrufe entgegenzunehmen, um sie an die richtige Stelle weiterzuleiten.” “Beispielsweise erreichte unser Gefängnis eine Menge Fragen nach den Öffnungs- und Besuchszeiten und all diesen Dingen. Dies wurde als Option in die automatische Telefonzentrale eingebaut und nun erhalten sie keine Anrufe mehr, bei denen ihnen dieselben Fragen immer und immer wieder gestellt werden.”
Neben der Zeitersparnis für die Mitarbeiter führte dieser Vorteil natürlich auch zu Kosteneinsparungen: Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit für andere Aufgaben als mit Telefongesprächen nutzen, was zu einer höheren Produktivität pro Mitarbeiter führt.
Auch die Mobilität und das Smart Working erwiesen sich als besonders attraktive Vorteile des Systems, wie Tim Hofbauer berichtet:
“Wir planten langfristig, bestimmte Arbeitsaufgaben vom Home Office aus zu betreuen. Doch dann, als das Corona-Virus ausbrach, mussten wir das sofort in mehreren Büros hier im Gerichtsgebäude umsetzen. Ohne die [Wildix]-Telefonanlage wäre das vermutlich nicht möglich gewesen.”
Aufgrund dieses Zusammenwirkens von niedrigeren Kosten, höherer Produktivität und größerer Flexibilität erhielten Wildix und der betreuende Wildix-Partner hervorragende Noten von Platte County und wurden auch anderen Unternehmen des öffentlichen Sektors empfohlen.
“Sowohl der Wildix-Partner als auch Wildix habe ich bereits dem IT-Direktor der Stadt Columbus weiterempfohlen”, sagt Tim Hofbauer. “Jedem, der mich fragt, sage ich, wie interessant dieses System ist, was es leistet und wie begeistert wir sind, es einzusetzen.”
Ziele
- Einrichtung einer wartungsarmen VoIP-Telefonanlage für insgesamt 180 Mitarbeiter mit der Möglichkeit, weitere Geräte je nach Bedarf des Landkreises hinzuzufügen
- Verringerung des Zeit- und Kostenaufwands für Telefoninstallationen und -wartung
- Aufbau von Homeoffice-Kapazitäten (langfristig)
Mehrwert:
- Einrichtung einer Telefonanlage, die bei Bedarf schnell erweitert werden kann
- Reduzierung der Kosten im Zusammenhang mit der Installation, Wartung und Nutzung der Telefonanlage
- Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit der Mitarbeiter durch Automatisierung
- Schnelle Bereitstellung von Smart-Working-Fähigkeiten, um plötzlichen Bedarf zu decken
- Ermöglichte es den Mitarbeitern, von zu Hause oder an ihren Schreibtischen im Büro mit den gleichen Geräten und ohne zusätzliche Bereitstellungen zu arbeiten
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix-Partner
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