Innovatel führt die Wildix-Lösung ein

Innovatel antizipiert die Ausgangsbeschränkungen und führt seine Telesekretariat-Aktivitäten fort

Géraldine Focant ist ausgebildete medizinische Sekretärin und 2016 das Abenteuer eingegangen, ein Unternehmen zu gründen. „Ich war eine medizinische Sekretärin in einem Krankenhaus mit einem ziemlich vollen Tagesablauf und es wurde immer mehr von mir verlangt. Eines Tages fragte mich ein Arzt, warum ich mich nicht selbständig mache und diese Idee ist auf fruchtbaren Boden gefallen. Als ich nach Hause kam, erzählte ich meinem Partner davon und wir stellten Erkundigungen an. Alles begann mit dieser Idee, weil ich mich wirklich selbstständig machen, aber gleichzeitig weiterhin mit Ärzten zusammenarbeiten und für sie da sein wollte.“

Das Unternehmen Innovatel wurde im Mai 2016 in Belgien gegründet. Géraldine Focant beginnt ihre Arbeit als Telesekretariat für Ärzte, hauptsächlich vereinbart sie Termine. Eine Entscheidung, die sich für die Geschäftsführerin als Glücksfall herausstellte, da das Unternehmen seitdem eine unglaubliche Entwicklung durchlaufen hat: „Es mag alles sehr plötzlich geschehen sein, aber heute, im Rückblick, bereue ich meine Wahl überhaupt nicht, weil das Unternehmen eine unglaubliche Entwicklung gemacht hat und ich im folgenden Jahr eine medizinische Sekretärin einstellen konnte. Dann kam eine zweite Sekretärin zu uns, so dass wir heute zu dritt sind und für etwa dreißig Ärzte arbeiten.”

Als Géraldine Focant ihre Tätigkeit aufnahm, konzentrierte sie sich zunächst auf die Ärzte, die sie zuvor unterstützt hatte. „Das Hauptziel von Innovatel ist es, die Möglichkeit zu bieten, remote zu arbeiten, autonom zu sein, und natürlich ein funktionierendes Unternehmen zu sein und Ärzte zu moderaten Kosten unterstützen zu können. Dieses Unternehmen wurde in der Tat gegründet, um all die Ärzte, die ständig Bedarf an Sekretariatsleistungen haben, zu unterstützen, ohne dass sie sich um die Logistik und die Probleme kümmern müssen, auf die ein klassisches Sekretariat stoßen könnte. Wir bieten ihnen unter allen Umständen echte Unterstützung.“ Eine solche Aufgabenstellung erforderte jedoch ein hochmodernes Kommunikationssystem, um die neuen Aktivitäten von Innovatel auf eine solide Basis zu stellen.

Im Gegensatz zu den ersten Ausgangsbeschränkungen, während derer ich fast die Hälfte der Anrufe verloren habe, konnte ich während der zweiten Phase alle Anrufe entgegennehmen, da die Patienten ihren Pflegeplan weiter verfolgen und Termine vereinbaren konnten, als wären wir in einer „klassischen“ Situation. Es war ein unglaublicher Glücksfall für uns, die Installation unserer neuen Kommunikationslösung kurz vor den Ausgangsbeschränkungen abgeschlossen zu haben und von ihr profitieren zu können. Darüber hinaus hat eine meiner Kolleginnen Covid-19 bekommen, aber sie konnte, soweit ihre Gesundheit das zuließ, einfach von zu Hause aus weiterarbeiten. Auch hier hat uns die Wildix-Lösung buchstäblich gerettet!

Jeder weiß, wie wichtig die Ergebnisse der ersten Betriebsjahre für ein Unternehmen sind. Innovatel war von den ersten Ausgangsbeschränkungen aufgrund der Covid-19-Epidemie schwer getroffen worden und verzeichnete einen Rückgang der täglichen Anrufe, was starke Auswirkungen auf die Unternehmensergebnisse hatte. Es war daher notwendig, eine zweite Phase der Beschränkungen zu antizipieren und die Einnahmen des Unternehmens zu sichern, indem es mit einem modernen Kommunikationssystem ausgestattet wurde, das die Anforderungen der Telearbeit der von Geraldine Focant geleiteten Sekretärinnen erfüllte. „Nach der ersten Phase der Ausgangsbeschränkungen haben wir uns mit den Mitarbeiterinnen beraten, weil wir eine zweite Phase antizipierten und uns vor allem darauf vorbereiten wollten, um nicht wieder auf dieselben Probleme zu stoßen. Unser erster Wunsch war daher, unser bestehendes, viel zu klassisches Telefonsystem zu ersetzen, da es nur Basisfunktionen bot. Wir hatten ein Mietsystem, daher habe ich unseren Anbieter kontaktiert. Da Innovatel allerdings vertraglich für einige Zeit gebunden war, wurde uns keine geeignete Lösung angeboten. Also habe ich selbst nach einem neuen Anbieter gesucht und bin so auf ARTelecom gestoßen.“

Nach einigen Recherchen im Internet kommt Innovatel durch Ausfüllen eines Online-Formulars in Kontakt mit ARTelecom, Gold-Partner von Wildix in Belgien seit 2016. „Unser erster Kontakt mit Herrn Lecocq, Vertriebsmitarbeiter bei ARTelecom, war sehr erfolgreich. Als er mir in einer Demo die Wildix-Lösung vorstellte, wollte ich es nicht glauben, es war so unglaublich! Ich war sofort begeistert und alles ging dann sehr schnell. In der Tat habe ich ARTelecom im September kontaktiert und die Lösung wurde Mitte Oktober bei uns installiert.“

Albert Ruche, Manager von ARTelecom, gibt uns einige Details zur Implementierung der Wildix-Lösung: „Da ich mich selbst mit Covid-19 infiziert hatte, konnte ich nicht in die Räumlichkeiten von Innovatel gehen. Daher ist mein Vertriebsmitarbeiter für die Konfiguration vor Ort gegangen. Ich konnte die Konfiguration aus der Ferne verwalten, insbesondere die Programmierung von Nachrichten für die rund dreißig von Innovatel betreuten Ärzte. Der größte Vorteil der Wildix-Lösung besteht darin, dass Sie die Kontrolle über das System aus der Ferne übernehmen und dort verschiedene Aktionen ausführen können, was die Dinge einfacher macht.“

Die Wildix-Lösung erfüllt die Erwartungen der Geschäftsführerin und ihrer Mitarbeiter, die nun zufrieden sind, trotz der Epidemie-Lage in Belgien die Telearbeit fortsetzen zu können. „ARTelecom hat mein Leben mit diesem neuen Kommunikationssystem völlig verändert, insbesondere während dieser Pandemie, weil meine Mitarbeiter von zu Hause aus weiterarbeiten konnten, was während der ersten Ausgangsbeschränkungen nicht möglich war. Heute und während der gesamten zweiten Phase der Ausgangsbeschränkungen hat sich weder das Niveau unserer Aktivitäten noch die Anzahl der zu bearbeitenden Anrufe geändert“, erklärt Géraldine Focant. Albert Ruche bestätigt dies: „Auch wenn man Innovatel als kleines Unternehmens betrachtet, war ich von der Anzahl der abgewickelten Anrufe, rund 6.000 Anrufe pro Monat, beeindruckt. Für die Implementierung allein musste ich 150 Wählpläne einrichten, es war also keine Kleinigkeit. Aber heute kann meine Klientin die CDR-Ansicht verwenden, um sich einen globalen Überblick über ihre Aktivitäten zu verschaffen und die Abrechnung für das Erledigen von Anrufen bei Ärzten zu erleichtern.“

Die ersten Eindrücke der Geschäftsführerin von Innovatel bezüglich der Collaboration-Oberfläche sind mehr als zufriedenstellend. Es ist daher nicht überraschend, dass die Geschäftsführerin uns erzählte: „Im Gegensatz zur Phase der ersten Ausgangsbeschränkungen, während der ich fast die Hälfte der Anrufe verloren habe, konnte ich während der zweiten Phase alle Anrufe entgegennehmen, da die Patienten ihren Pflegeplan weiter verfolgten und Termine vereinbaren konnten, als wären wir in einer „klassischen“ Situation. Es war ein unglaublicher Glücksfall für uns, die Installation unserer neuen Kommunikationslösung kurz vor den Ausgangsbeschränkungen abgeschlossen zu haben und von ihr profitieren zu können. Darüber hinaus hat eine meiner Kolleginnen Covid-19 bekommen, aber sie konnte, soweit ihre Gesundheit das zuließ, einfach von zu Hause aus weiterarbeiten. Auch hier hat uns die Wildix-Lösung buchstäblich gerettet!“

Mit einem Lächeln im Gesicht stellt sich Geraldine Focant daher die Zukunft ihres Unternehmens vor. Telearbeit ist für einige sehr wohl gleichbedeutend mit großen Änderungen, die Geschäftsführerin hat sie jedoch zu ihrer Stärke gemacht: „Die Entscheidung, die Telefonie zu ändern, war eine aus der Notwendigkeit getroffene Entscheidung. Aber heute ist es eine echte Chance für uns, weil wir mehr Ärzte zufriedenstellen und unterstützen und sogar daran denken können, wie wir unser Unternehmen in der Zukunft weiterentwickeln. Mit Wildix kann ich die Dinge anders sehen. Da mir unser aktuelles Büro, das sich meine beiden Mitarbeiterinnen mit mir teilen, zu klein vorkam, erschien es kompliziert, eine vierte Person einzustellen. Ich kann mir nun vorstellen, dass eine neue Person unserem derzeitigen Team beitritt, sie allerdings von zu Hause aus arbeitet. Wir werden uns jedoch von Zeit zu Zeit physisch treffen, um eine Teamatmosphäre zu schaffen. Wildix eröffnete mir somit Möglichkeiten, damit ich mein Unternehmen weiterentwickeln kann, was nicht zu vernachlässigen ist. Also ja, ich kann es nur empfehlen!“

Es zeigt sich also, dass selbst eine Epidemie wie Covid-19 die Bereitstellung von Wildix-Lösungen nicht aufhalten wird.

Die Entscheidung für die Wildix-Lösung fiel Géraldine Focant und ihrem Partner, der sie bei der Entwicklung ihres Unternehmens unterstützte, sehr leicht und wurde sehr schnell getroffen. „Zur gleichen Zeit, als wir Wildix entdeckten, wurde uns eine andere Lösung vorgestellt, die mir allerdings nicht zusagte. Auch zu wissen, dass die Wildix-Lösung eine seit einigen Jahren bewährte Lösung ist, war ein echtes Argument, das den Ausschlag gab, und weitgehend dafür verantwortlich war, dass wir uns gemeinsam dafür entschieden haben und so auch einem kleinen Unternehmen, speziell ARTelecom, helfen konnten, das nicht weit von unserer Firma entfernt war“.

Knapp zwei Monate nach der Einführung der Wildix-Lösung befragten wir Géraldine Focant nach ihren ersten Eindrücken von der Collaboration-Schnittstelle und der Entwicklung des Unternehmens nach der Einrichtung des Telesekretariats im Zuge der zweiten Ausgangsbeschränkungen, die am Ende des Jahres 2020 in einer großen Anzahl von Ländern, einschließlich Belgien, galten.

„Wildix und ARTelecom machen einen echten Unterschied darin, wie wir remote arbeiten können. Denn all diese Funktionen sind im täglichen Betrieb mehr als nützlich: die Tatsache, dass wir Anrufe einfach durch Klicken auf den Computerbildschirm entgegennehmen können, ist eine echte Revolution. Alles ist intuitiv, sehr einfach, aber vor allem sehr praktisch! Um Ihnen ein kleines Beispiel zu geben: Vor einigen Tagen erhielt ich einen Brief, in dem ich über eine Stromabschaltung informiert wurde. Vor der Verwendung der Wildix-Lösung hätte ich an dem Tag nicht arbeiten können und hätte die Ärzte über meine Nichtverfügbarkeit aufgrund dieses Stromausfalls informieren müssen. Dank der von ARTelecom bereitgestellten Lösung nahm ich mein Headset und meinen PC und ging einfach an einen anderen Ort, wo ich natürlich eine Internetverbindung hatte, und konnte so weitermachen, als wäre nichts passiert. Ich fand das absolut genial.“