Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe optimiert Kommunikationsabläufe
Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe optimiert Kommunikationsabläufe
Der Einsatz von Wildix ermöglicht Home Office und beschleunigt die internen Kommunikationsabläufe
Die Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe setzt sich seit mehr als 30 Jahren für die Bedürfnisse an Krebs erkrankter Kinder und Jugendlicher sowie ihrer Familien ein. Als Verband der sechs regionalen Landesverbände legt die Organisation ihren Hauptfokus auf die psychosoziale Nachsorge ehemaliger Patient*innen, die mit Folgen der Erkrankung und Behandlung leben müssen.
Für Hilfsorganisationen ist es wichtig, immer erreichbar zu sein und telefonisch schnell Unterstützung leisten zu können – und sei es nur durch die Vermittlung von Ansprechpartnern. Gerade zu Zeiten der Pandemie wurde diese scheinbar kleine Sache für viele zum Problem, denn im Home Office ließ sich die Erreichbarkeit, geschweige denn das Weiterleiten von Telefonaten mit herkömmlichen Telefonanlagen nicht so einfach realisieren. Lösungen, die Smart Working-Optionen beinhalten, sind in der Regel auf größere Unternehmen ausgelegt und damit meist so teuer, dass Organisationen, die sich rein aus Spenden finanzieren, diese nicht nutzen können. Der Ausweg: Ein schlankes, innovatives Kommunikationssystem, das auch auf die Bedürfnisse (und das Budget) von kleinen Organisationen angepasst werden kann.
Das Problem
Das Leben spielt nicht immer nach den Regeln, die wir uns ausdenken. Schicksalsschläge prägen den Weg eines jeden Menschen – besonders schwer und heutzutage viel zu häufig: Die Diagnose Krebs. Dank der Fortschritte in der Medizin lassen sich viele Erkrankungen bereits früh erkennen und behandeln, doch die meisten Menschen sind nach überstandener Krankheit auf Unterstützung angewiesen. Dabei geht es oft nicht nur um den rein praktischen Bereich wie Unterstützung im Alltag, sondern viel öfter um den psychosozialen Bereich – die Rückkehr zu einem normalen Leben und den Umgang mit den Folgen der Krankheit. Betroffene und Angehörige sind damit häufig sehr gefordert.
Genau hier setzt die Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe an. Als Interessenvertretung konzentriert sich das fünfköpfige Team hauptsächlich auf die Nachsorge bei krebserkrankten Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen. “Viele unserer Patient*innen bleiben mehrere Jahre mit uns in Kontakt, denn ihre Lebenssituation ändert sich ständig und so tauchen immer wieder neue Fragen und Bedürfnisse auf”, erklärt Elisabeth Aulehla, die in der Administration der Kinder-Krebs-Hilfe tätig ist.
Die Organisation unterstützt vor allem im psychosozialen Bereich. Durch individualisierte Projekte, wie beispielsweise mehrtägige altersadäquate Camps, sollen die Erlebnisse verarbeitet werden. “Rund 70% der Krebspatient*innen haben auch im Nachgang mit Problemen zu kämpfen. Wir helfen ihnen etwa dabei, einen Ausbildungsplatz zu finden oder im Beruf Fuß zu fassen”, beschreibt Franziska Oppitz, die für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist, einen Arbeitsschwerpunkt der Organisation. Die Kinder-Krebs-Hilfe ist das verbindende Glied in einem Netzwerk aus Patient*innen, Kliniken und Ärzten. Bei Fragen rufen Erkrankte (oder Angehörige) bei der Organisation an und diese hilft entweder direkt oder vermittelt den entsprechenden Kontakt. Die Erreichbarkeit und das schnelle Weiterleiten von Telefonaten ist daher von hoher Priorität.
“Durch die Corona-Pandemie mussten auch wir ins Home Office. Die Erreichbarkeit war dadurch sehr eingeschränkt. Wenn wir dann Gespräche weiterleiten wollten, mussten wir die Nummer des Anrufers aufschreiben und eine Nachricht mit einer Rückrufbitte an die betreffende Person schicken”, erklärt Franziska Oppitz. “Unsere vorherige Telefonanlage war sehr alt und vor allem teuer geworden. Da wir uns rein durch Spenden finanzieren, war auch das ein Punkt, weshalb wir uns nach etwas Neuem umgeschaut haben”, erinnert sich Elisabeth Aulehla. “myTweak hat uns dann gemeinsam mit TOOL IT die Wildix-Anlage empfohlen und auf diese Empfehlung haben wir uns verlassen.”
Die Lösung
Im Einsatz sind nun seit Beginn 2021 die WorkForce-Telefone im Büro sowie die Mobile App fürs Home Office. “Die Umstellung der Telefonie funktionierte schnell und reibungslos”, erzählt Franziska Oppitz. Zusätzlich wurde ein Türöffner in die Telefonanlage integriert, sodass die Mitarbeiter direkt über das Telefon die Tür zum Büro öffnen können. “Diese Funktion hatten wir bereits bei der vorhergehenden Anlage und sie ist sehr praktisch.” Zwar habe die Implementation dieser Funktion etwas länger gedauert, da ein Bauteil nicht lieferbar war, doch “jetzt funktioniert alles einwandfrei und der Service unseres Partners war zu jedem Zeitpunkt wunderbar.”
Die Unternehmen, die an der Implementierung der neuen Telefonanlage beteiligt waren, wollten die Österreichische Kinder-Krebs-Hilfe gern unterstützen. Daher übernimmt jedes von ihnen einen Teil der Kosten: myTweak stellt den SIP-Trunk zur Verfügung, TOOL IT bietet den Service kostenlos und Wildix schenkt der Organisation die Lizenzen. Die finanziellen Ressourcen, die dadurch frei werden, können zum Wohle der Kinder und Jugendlichen eingesetzt werden.
“Wir sind myTweak, TOOL IT und Wildix sehr dankbar, dass Sie einen Teil der Kosten für die neue Telefonanlage übernehmen. So können wir die eingehenden Spenden für unsere Kernaufgabe – die Nachsorge für krebskranke Kinder – einsetzen”, sagt Franziska Oppitz.
Durch die Möglichkeiten, die die Internetkommunikation heutzutage bietet, konnte auch ein Teil des Angebotes der Österreichischen Kinder-Krebs-Hilfe in den vergangenen Monaten verlagert werden: Vor-Ort-Camps waren im vergangenen Sommer aufgrund der Pandemie undenkbar, denn viele Menschen, die einmal an Krebs erkrankt sind, zählen zur sogenannten Risiko- bzw. Hochrisikogruppe. Die daraus resultierende Isolation ist ein weiterer Rückschlag auf dem Weg zurück in ein normales Leben. Seit dem vergangenen Jahr bietet die Kinder-Krebs-Hilfe daher Online-Seminare für junge Erwachsene ab 20 Jahren an. Hier können sich die Klient*innen austauschen und Tipps für ihre nächsten Schritte erhalten.
Das Ergebnis
Durch den Einsatz der Wildix-Lösung konnte das Team der Kinder-Krebs-Hilfe seine Erreichbarkeit verbessern und die Kommunikationsabläufe beschleunigen.
“Dadurch, dass wir die Nummern nicht mehr aufschreiben und dann mit einer Rückrufbitte an Kollegen weiterleiten müssen, sparen wir um die 15 Minuten pro Tag. Das macht in einem kleinen Team wie dem unseren sehr viel aus”, sagt Franziska Oppitz.
Auch sei die Realisierung des Home Office sehr einfach. “Durch die Mobile App können wir Gespräche zu Hause genauso einfach annehmen und weiterleiten wie im Büro.” Elisabeth Aulehla betont zudem: “So kann auch im Büro eine Kollegin mal den Platz verlassen und wir sind trotzdem telefonisch erreichbar, weil jemand anderes das Gespräch entgegennehmen kann.” Eine Herausforderung, mit der das Team von Zeit zu Zeit konfrontiert wird, ist lediglich die schwankende Internetverbindung, wie Franziska Oppitz sagt: “Wenn hier mal wieder das Internet wegbricht, ist natürlich auch die Telefonie betroffen. Aber unsere Partner agieren immer sehr schnell und auch dafür werden wir noch eine Lösung finden.”
Eine weitere Funktion, die Franziska Oppitz in der täglichen Arbeit sehr schätzt, ist die Präsenzanzeige: “Wir sehen sofort den Status der Kollegen und verlieren damit nicht mehr so viel Zeit durch unnötige Weiterleitungsversuche. Das spart uns Zeit und Nerven und ist auch für die Anrufer natürlich viel angenehmer, da sie nicht so lang in der Warteschlange hängen.”
Die Umstellung auf das Wildix Kommunikationssystem war für die Kinder-Krebs-Hilfe ein wichtiger Schritt, um die Unterstützung für Betroffene zu optimieren.
“Wildix ist viel innovativer als unsere vorherige Lösung. Wir sind auch im Home Office direkt mit dem Büro verbunden, können Gespräche schnell und einfach weiterleiten und sehen durch die Statusanzeige immer, wer gerade verfügbar ist”, resümiert Franziska Oppitz.
“Noch sinnvoller ist das System vermutlich für größere Teams, da diese mehr Vorteile nutzen können, aber auch für uns ist es sehr, sehr hilfreich.” Auch die Wildix-Partner seien eine große Unterstützung für die gemeinnützige Organisation: “Wir rufen an und sagen ‘Es geht nicht.‘ und uns wird ganz schnell geholfen.” Es wird also deutlich, dass die Umstellung auf das neue Kommunikationssystem ein Erfolg auf ganzer Linie war.
Anforderungen
- Einfache Weiterleitung von Gesprächen
- Optimierung der Erreichbarkeit
- Home Office Lösung
- Integration des Türöffners per Telefon
Erreichter Mehrwert
- 15 Minuten Zeitersparnis pro Tag durch einfache Weiterleitung und Statusanzeige
- Erhöhte Erreichbarkeit im Home Office und im Büro
- Integration des Türöffners per Telefon
Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix-Partner
myTweak Telekom GmbH
Anton-Baumgartner-Str. 125/1/5
1230 Wien, Österreich
+ 43 (1) 235 1010
www.mytweak.at
TOOL IT Services & Solutions GmbH
Windmühlgasse 21 / Stiege 6
1060 Wien, Österreich
+43 (1) 391 3000
www.tool-it.eu
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