Perfektes Zusammenspiel von VoIP- und DECT-Telefonie optimiert Kommunikation

Venjakob modernisiert Telekommunikation und optimiert interne
und externe Kommunikationsprozesse

1963 als Maschinenbau-Unternehmen in Rheda-Wiedenbrück gegründet hat sich Venjakob im Laufe der Jahre zu einem Systemhersteller von Oberflächenanlagen und Automatisierungstechnik mit internationalem Kundenstamm etabliert. Mit etwa 380 Mitarbeitern konzipiert und realisiert Venjakob hochwertige Technologien im Bereich der Oberflächenbehandlung, Lackieranlagen und Fördertechnik. Bedient werden mit diesen Anlagen die Möbel-, Bauelemente-, Kunststoff- oder auch Metallindustrie sowie die Luft- und Raumfahrt.

Die Anforderungen an eine moderne Telefonanlage für ein Industrieunternehmen sind vielseitig. Meist müssen Büro und Produktion, aber auch Homeoffice und Außendienst bedient sowie bereits verwendete Software integriert werden. Die Antwort ist ein vielseitiges Kommunikationssystem, welches all diese Bereiche nahtlos miteinander verbinden kann – ein Kommunikationssystem wie Wildix.

"Bei Wildix hat uns vor allem die Flexibilität zwischen der mobilen Nutzung und der Nutzung im Büro, sowie die nahtlose Integration zwischen IP- und DECT-Welt begeistert. Hinzu kommt das einfache Lizenzmodell, was auch die finanzielle Planung erleichtert. Wildix vereinfacht sehr viele Dinge im täglichen Ablauf. Dieses System bietet uns Steuerungsmöglichkeiten, die massiv zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen."

Michael Lakenbrink, kaufmännischer Leiter bei Venjakob

Das Problem

Ein modernes Unternehmen zeichnet sich nicht nur durch innovative Produkte, sondern auch durch zeitgemäße Arbeitsbedingungen aus. Das betrifft zum einen die Arbeitszeit- und -ortgestaltung, zum anderen – was damit eng verknüpft ist – die Kommunikationswege. Venjakob wollte bereits vor der Corona-Pandemie ein hybrides Modell aus Homeoffice und vor Ort Tätigkeit realisieren. Jedoch machte die veraltete Telefonanlage, die bisher im Einsatz war, hier einen Strich durch die Rechnung, da sie nicht genug Flexibilität bot. Die Zusammenarbeit im Team funktionierte zwar webbasiert über Microsoft Teams, die Telefonie konnte darüber allerdings nicht zufriedenstellend abgebildet werden. So wurde Michael Lakenbrink, kaufmännischer Leiter bei Venjakob, damit betraut, eine innovative Lösung zu suchen. Sein Anspruch war es, ein System zu finden, was zwar VoIP-basiert ist, aber alle Anforderungen, die mit der altbekannten Festnetztelefonie umgesetzt werden konnten, abbilden kann. Dazu gehört auch die Realisierung eines DECT Systems für die rund 23.000 m2 Produktionsfläche.

“Die Produkte vieler anderer Anbieter basieren auf alten Systemen, an die lediglich etwas drangebastelt wurde, um neue Funktionen zu realisieren”, beschreibt Michael Lakenbrink die Resultate seiner Recherche. Diese Lösungen überzeugten ihn nicht, denn Venjakob wollte den Schritt in die Zukunft gehen und auf eine moderne, innovative Lösung setzen.

Die Lösung

Mit diesen Anforderungen wandte sich Venjakob an den langjährigen Kommunikationspartner onecommunication, der bereits die vorherige Anlage betreut hat. Nach Analyse der spezifischen Wünsche schlug dieser neben den altbekannten Namen Unify und Avaya die UCC-Lösung von Wildix vor.

“Preislich waren die Lösungen alle ähnlich, aber technologisch sehr unterschiedlich. Wildix war der einzige Anbieter, der ein neues Konzept verfolgt hat und nicht alte Systeme nutzt und Neues dazugebaut hat”, sagt Michael Lakenbrink.

Die vielseitigen Funktionalitäten des VoIP Systems überzeugten den kaufmännischen Leiter, jedoch gab es eine Herausforderung bei der Zustimmung durch die Geschäftsführung: “Wildix ist eine absolut wettbewerbsfähige Lösung, aber noch nicht so bekannt in Deutschland.” Letztlich war das Leistungsspektrum allerdings überzeugend. Die Technologie-affinen Kollegen waren schnell von den vielen Features der UC-Lösung begeistert. “Bei den anderen Kollegen war das Endgerät entscheidend. Besonders die Wildix DECT-Geräte überzeugten hier durch die Haptik und die vielfältigen Funktionen.” Dazu kam ein weiterer wichtiger Punkt: “Das Mietmodell war ein ganz entscheidender Faktor, da es uns enorme Flexibilität bietet.”

Seit dem ersten Halbjahr 2020 ist die Wildix Lösung bei Venjakob im Einsatz. Über 200 Mitarbeiter nutzen das System. Über das Firmengelände verteilt wurden etwa 20 DECT Sender mit mehr als 160 W-AIR Endgeräten installiert. Im Planungsbüro hingegen werden eher die Softphone-Lösung oder Tischtelefone verwendet. “Auf den PC´s , die ausgegeben werden, ist der Web-Client installiert, damit die Kollegen immer unter einer Nummer erreichbar sind, egal ob im Büro, unterwegs oder zu Hause”, sagt Michael Lakenbrink. “Viele Kollegen telefonieren auch im Ausland, beispielsweise den USA, über die App.” Das sei ein wichtiger Vorteil, da die Service-Mitarbeiter von Venjakob weltweit im Einsatz sind.

Das Ergebnis

“Wildix vereinfacht sehr viele Dinge im täglichen Ablauf. Beispielsweise können Anrufgruppen wie der Service nachts mit einem Klick umgeschaltet werden”, betont Michael Lakenbrink. Eine weitere deutliche Verbesserung zur alten Anlage war die Möglichkeit der Auswertung der Telefonie: “Mit Wildix können wir jetzt die Anzahl der Gespräche, Warteschlangen, verpasste Anrufe, Wartezeiten und vieles mehr analysieren.” Bei etwa 1.200 Gesprächen am Tag sind diese Kenntnisse von großer Bedeutung.

“Dieses System bietet uns Steuerungsmöglichkeiten, die zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen. Der Kunde erreicht direkt den Mitarbeiter und landet nicht erst in einem Callcenter”, so der kaufmännische Leiter weiter.

Die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen wird in vielen Bereichen über MS Teams abgewickelt, die Telefonie ist jedoch komplett über Wildix realisiert. Eine Symbiose, die funktioniert. “Der Web Client ist zudem in unser CRM und ERP integriert. Das funktioniert alles, sodass ich Wildix jedem empfehlen kann”, sagt Michael Lakenbrink. Resümierend schließt der kaufmännische Leiter:

“Bei Wildix hat uns vor allem die Flexibilität zwischen der mobilen Nutzung und der Nutzung im Büro, sowie die nahtlose Integration zwischen IP- und DECT-Welt überzeugt. Hinzu kommt das einfache Lizenzmodell, was auch die finanzielle Planung erleichtert. Es sind keine Features in unterschiedlichen Paketen versteckt, sondern es gibt ganz klare Strukturen.”

Durch den Umstieg von der alten Siemens-Anlage auf die Wildix-Lösung hat Venjakob einen wichtigen Schritt in die Zukunft gesetzt und unterstreicht damit die moderne Ausrichtung des familiengeführten Traditionsunternehmens.

Anforderungen

Erzielter Mehrwert

Telefonie von überall (weltweit) über eine Rufnummer
Abdeckung der kompletten Produktionsfläche durch modernes DECT-System W-AIR mit vielen Zusatzfunktionen bei Endgeräten
Nahtlose Integration von VoIP- und DECT-Telefonie
Analysetools für die Steuerung des Anrufaufkommens
Integration in CRM und ERP

Dieses Kundenprojekt wird betreut von Wildix-Partner

onecommunication GmbH
Lindemannstr. 30
40237 Düsseldorf, Deutschland
+49 2115867850
onecommunication.de

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