voit stefan gmbh – Die Stahlfertiger

Die voit stefan gmbh ist Hersteller von industriellen Stahlhallen und anderem schweren Stahlbau. Seit knapp zwanzig Jahren beliefern “die Stahlfertiger”, wie das Unternehmen auch genannt wird, Kunden auf der ganzen Welt. Entsprechend groß ist das Betriebsgelände, welches sich inzwischen auf mehr als vier Hektar erstreckt. “Für uns ist wichtig, dass ein Gespräch, das von Halle A nach Halle B gehen muss, nicht abreißt”, erklärt Geschäftsführer Stefan Voit. Doch nicht nur intern muss die Erreichbarkeit gesichert sein: “Die Kunden würden uns als vermisst erklären, wenn wir mal einen Tag nicht erreichbar sind.” Eine stabile Telefonqualität muss daher nicht nur auf dem Firmengelände, sondern auch darüber hinaus beispielsweise übers Smartphone gewährleistet sein. Ein Konzept für die Erreichbarkeit über verschiedene Kanäle – oder anders gesagt eine umfassende Kommunikationslösung – musste also her.

Dieser Ansatz entspricht auch der Vision von Stefan Voit für die Stahlfertiger: Immer innovativ und hochmodern zu arbeiten, um das meiste aus dem Unternehmen heraus zu holen. Die neue Anlage sollte mit dem Umzug ins neue Hauptgebäude installiert werden. Neben den herkömmlichen Tischtelefonen waren auch Mobilteile und eine Smartphone-Integration gewünscht. “Das Business passiert nicht nur im Büro, man muss auch in die Werkhallen und es ist für uns wichtig, dass wir jederzeit verfügbar sind.” Neben der Erreichbarkeit war vor allem die Benutzerfreundlichkeit und die Kontaktverwaltung ein wichtiger Punkt bei der Wahl der neuen Anlage. Bei einer vorherigen Telefonanlage erlebte das Unternehmen ein böses Erwachen: Um die über 2.000 Firmenkontakte in die neue Anlage importieren zu können, mussten alle Nummern im Format angepasst werden. Darüber hinaus durfte jeder Eintrag nur eine einzige Nummer haben. In Zeiten, in denen quasi jeder mindestens eine Büronummer und eine Handynummer hat, ist dieses Umarbeiten eine sehr langwierige Aufgabe. Als dann die über 5.000 Kontakte im richtigen Format vorlagen, stellte sich heraus, dass die Anlage nur 1.000 Kontakte verwalten kann. An diesem Punkt entschied sich Stefan Voit, einen anderen Weg zu gehen.

Der Geschäftsführer der Stahlfertiger hatte aus seinen Erfahrungen heraus klare Anforderungen an die neue Telefonanlage. Dieses Anforderungsprofil diskutierte er mit seinem ITK-Dienstleister, einem zertifizierten Wildix Partner. “All unsere Anforderungen wurden durch die Wildix Lösung sehr genau erfüllt”, sagt Stefan Voit, den neben den flexiblen Einsatzmöglichkeiten der Lösung auch die einheitliche und einfache Bedienoberfläche überzeugt hat. “Und dann gab es im Nachhinein noch ein paar Sachen, über die wir sehr positiv überrascht waren, wie beispielsweise die Statusanzeige direkt am Headset oder die Post-It-Funktion, mit der man Rückrufbitten direkt als Pop-Up verschicken und der Kollegen dann mit nur einem Mausklick den Rückruf starten kann.”

Darüber hinaus gab es noch einen wichtigen Faktor, der für Wildix sprach: “In der Entscheidungsfindung war die WebRTC Kite Lösung mit ausschlaggebend, dass ich mich für Wildix entschieden habe. Wir haben das auf unserer Website unter Kontakt sehr gut verknüpft in einem seriösen, professionellen Style. So können wir den Kunden dem Chatverlauf auch zustellen, wenn es um eine Art Verhandlungsprotokoll geht.” Damit sind die Mitarbeiter auch für Externe über Chat, Telefon oder Videoanruf direkt über die Website erreichbar – die Wildix-Telefonanlage ist also direkt in die Website integriert. Egal, ob sie sich im Büro befinden oder in einer der Werkhallen und über das Smartphone den Chat entgegen nehmen. “Wir haben vorher den Aufwand der Integration der WebRTC-Kite Lösung in unsere Website mit unserem Programmierer besprochen und das war sehr einfach, schnell und damit auch kostengünstig”, so Stefan Voit.

Verteilt auf die verschiedenen Abteilungen sind fast alle Produkte der Wildix Palette bei den Stahlfertigern im Einsatz. Während im Büro die Collaboration und die Tischtelefone verwendet werden, ist in den Werkhallen das DECT System W-AIR installiert. “In der Werkstatt verwenden wir auch Handgeräte mit der Tot-Mann-Erkennung. Dieses Gerät muss ständig in der Senkrechten stehen und bei einer entsprechenden Notlage eines Mitarbeiters, wird ein Alarm ausgelöst, was uns sehr wichtig war. Wir hatten tatsächlich auch schon einen Notfall, dem durch Wildix schnell geholfen werden konnte”, erzählt Stefan Voit. Besonders wichtig ist auch das problemlose Handover der Mobilteile zwischen den verschiedenen Basisstationen des DECT-Systems, sodass das komplette Betriebsgelände abgedeckt wird und der Anruf nicht abbricht. “Ein sehr gutes Gadget ist für uns die W-AIR Headset Lösung, bei der die Mitarbeiter das Headset nutzen können und trotzdem beide Hände frei haben zur Ausübung Ihrer Service-Tätigkeiten oder Ihrer Revision.”

Im Vergleich zu unserer alten analogen Telefonanlage bringt uns das Wildix System maßgebliche Vorteile. Es ist schwierig das in Ziffern zu fassen oder in Euro-Beträge, aber alleine die Verwaltung der Kontakte, die jetzt zentral über die gemeinsamen und persönlichen Outlook-Kontakte erfolgt, ist für uns eine Zeitersparnis, die wir in Euro gar nicht widerspiegeln können.

Die ausführliche Geschichte erfahren Sie im Video

Mit der Installation der Wildix Lösung hat die voit stefan gmbh die interne und externe Kommunikation auf ein neues Level gehoben. “Es ist mittlerweile so, dass diese ständige Erreichbarkeit gefordert wird im Business. Und die können wir mit Wildix sicherstellen.” Durch die Mobile App sind die Mitarbeiter des Unternehmens stets unter ein und derselben Telefonnummer erreichbar, was die Kontaktaufnahme durch den Kunden vereinfacht. “Wir sind sehr glücklich, dass wir Wildix gefunden haben und können bis dato nur Gutes berichten.” Besonders im Vergleich mit der alten analogen Telefonanlage bringt das neue Wildix System laut Stefan Voit maßgebliche Vorteile. “Es ist schwierig das in Ziffern zu fassen oder in Euro-Beträge, aber alleine die Verwaltung der Kontakte, die jetzt zentral über die gemeinsamen und persönlichen Outlook-Kontakte erfolgt, ist für uns eine Zeitersparnis, die wir in Euro gar nicht widerspiegeln können.” Besonders zufrieden ist der Geschäftsführer zudem mit dem Service des zertifizierten Wildix Partners: “Für uns war es am Ende wichtig, dass das Ergebnis stimmt und nicht nur ein schneller Euro gemacht wird.”

Für Stefan Voit war entscheidend, dass die neue Telefonanlage nicht nur die Standardfunktionen erfüllen kann, sondern auch über moderne Feature wie die Collaboration oder WebRTC Kite verfügt. Zudem wollte er eine Lösung, die alles aus einer Hand, also neben der Software auch die Hardware bietet. Sein Fazit zur Nutzung der Wildix Lösung über die vergangenen zwei Jahre: “Wir haben in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht mit anderen Herstellern. Aus Fehlern wird man klug und wir glauben nun angekommen zu sein beim richtigen Dienstleister und beim richtigen Produkt.”