Palacio de Justicia y Oficinas Gubernamentales
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Como entidad pública, la Administración del Condado de Platte, en Nebraska, tiene la firme vocación de ocuparse de su comunidad. Teniendo en cuenta la población del condado de Platte, con más de 32.000 residentes, sus oficinas necesitan un sistema telefónico que sea fiable y les permita hacer frente a un crecimiento continuo.
El Reto
Sin embargo, su anterior sistema — una PBX digital Iwatsu — no era capaz de cubrir estas necesidades, principalmente porque el productor de su plataforma ya no prestaba servicios de soporte.
"No podíamos añadir más dispositivos y empezamos a tener problemas con el buzón de voz'', recuerda Tim Hofbauer, director de Platte County Emergency Management. "Teníamos que reiniciar el sistema todas las noches y su mantenimiento empezaba a convertirse en una pesadilla."
Al final, el coste de mantener el sistema Iwatsu era más elevado del que el condado podía afrontar.
"Lo que realmente impulsó nuestra decisión de cambiar fue el elevado coste de reemplazar los módulos," reconoce Mr. Hofbauer. "Así que, en lugar de seguir invirtiendo dinero en el antiguo sistema, decidimos empezar a buscar uno nuevo."
La Solución
Ese nuevo sistema fue una PBX Wildix. El Condado de Platte tomó esta decisión rápidamente gracias a la recomendación y demostración realizada por un Partner Gold de Wildix, BTS Communications, su asesor de telecomunicaciones durante más de 15 años.
"Confiábamos en BTS y en sus recomendaciones, además de en la pasión que mostraba por este producto," dice Mr. Hofbauer.
En su sede de justicia, Platte County Courthouse, su principal base de operaciones, 150 empleados (incluyendo el DMV, la oficina del Sheriff, el County Highway Department y mucho más) recibieron las licencias y equipos necesarios. Igualmente, la Oficina de Libertad Condicional del Condado, con 30 empleados, también fue equipada.
Aunque la instalación ha abarcado ampliamente las necesidades existentes, todavía queda trabajo por hacer por parte de BTS Communications: el Condado está planeando la renovación de sus oficinas durante el verano de 2020 para reemplazar el viejo cableado del juzgado por una infraestructura compatible con la telefonía VoIP.
Los Resultados
Con el plan de licencias de Wildix y la reducción de los costes y necesidades de mantenimiento de la plataforma, el Condado ha reducido de forma inmediata los gastos ocasionados por su sistema de telefonía.
Sin embargo, lo que ha mejorado todavía más el ahorro público es la automatización que ha aportado Wildix, y en especial la función de operador automático.
"Cada sede o departamento puede tener su propio operador automático," explica Mr. Hofbauer, "así es posible reducir la dependencia en los trabajadores para responder al teléfono y repartir las llamadas al destinatario correcto.” "Por ejemplo, en el centro de detenciones, se reciben muchísimas llamadas sobre horarios, visitas y ese tipo de preguntas. Ahora toda esta información está configurada con una opción en el operador automático, por lo que los empleados no tienen que responder las mismas dudas una y otra vez."
Esta ventaja ha supuesto un enorme ahorro de tiempo para los trabajadores, pero además ha ayudado a ahorrar mucho dinero porque los empleados pueden utilizar ese tiempo en tareas mucho más productivas, mejorando el rendimiento de cada miembro de la plantilla.
Movilidad y teletrabajo también son opciones muy valiosas del sistema. En palabras de Mr. Hofbauer:
"Teníamos planes a largo plazo para implementar el teletrabajo en determinadas situaciones, pero con la llegada del coronavirus, no nos quedó más remedio que adoptarlo inmediatamente para varias oficinas de los juzgados. Si no hubiéramos contado con el sistema de telefonía de Wildix, seguramente hubiera sido imposible dar este paso."
Esta combinación de bajos costes, mejora en la productividad y aumento de la flexibilidad ha hecho que Wildix y BTS se ganen la confianza del Condado de Platte, así como la aprobación de otros entes públicos.
"Ya he recomendado a BTS y Wildix al Director IT de la ciudad de Columbus," reconoce Mr. Hofbauer. "A todos los que me preguntan les digo que el sistema es muy interesante y les cuento todo lo que nos ha ayudado y que estamos encantados con él."
Objetivos
- Establecer una PBX VoIP con poco mantenimiento para 180 empleados, con la posibilidad de añadir más equipos en función de las necesidades del Condado
- Reducir tiempo y gastos necesarios para la instalación y mantenimiento de la telefonía
- Obtener la posibilidad de trabajar desde casa a largo plazo
Mejoras Obtenidas:
- Sentar las bases de una centralita flexible y escalable, según las necesidades
- Reducir los gastos de instalación, mantenimiento y uso de la PBX
- Ahorrar tiempo en la jornada de trabajo de los empleados gracias a la automatización
- Implementar la opción del teletrabajo rápidamente para hacer frente a una necesidad repentina
- Permitir a los empleados trabajar desde casa o en la oficina con los mismos equipos y sin necesitar recursos adicionales
Esta solución ha sido proporcionada por el Partner Wildix
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